Prepara tu videoconferencia para que sea un éxito en solo 6 pasos
El teletrabajo por la crisis del coronavirus ha disparado el uso de herramientas y apps de videoconferencia. Aunque ahora tus reuniones de trabajo sean en remoto, no olvides que tienes que prepararlas lo mejor posible. Sigue nuestros consejos.
El confinamiento derivado de la pandemia del COVID-19 ha disparado de una forma insospechada hasta hace unos meses los programas y aplicaciones para realizar videoconferencias.
Hoy, cuando la videoconferencia es casi de uso obligado en millones de empresas, queremos darte una serie de consejos sobre cómo prepararla para que sea un auténtico éxito. Solo tienes que seguir estos 6 pasos:
- Busca el mejor escenario. La elección del lugar es importante. No olvides que todo comunica. Si quieres transmitir seriedad es mejor que elijas una pared vacía o con elementos que evoquen un lugar de trabajo, cuanto más neutro sea mejor. Tienes que tener en cuenta también la luz. Si te pones delante de una ventana probablemente se producirá un contraluz y el resto de participantes no te verán bien. Si utilizas luz artificial mejor que san bombillas blancas o fluorescentes. Intenta que sea un lugar libre de injerencias como ruidos, entradas inesperadas, ladridos del perro o un lugar de paso.
- Prepara tu vestuario. Ya sabemos que estás en casa, confinado, y que seguramente el chándal se ha convertido en tu atuendo diario, pero para esta reunión es mejor que utilices un vestuario más profesional. Dada la situación, se puede prescindir del traje de chaqueta, prueba con algo un poco más casual, eso sí, desde la cabeza a los pies (imagina que por lo que sea te tienes que levantar a la mitad). Si habitualmente utilizas maquillaje puedes acentuarlo un poco más ya que a través de la pantalla se ve menos. Y, finalmente, opta por colores neutros y evita estampados.
- Revisa tu conexión a internet y comprueba que tu app funciona perfectamente, sobre todo el audio y el micrófono. Parece obvio, pero no está de más tenerlo todo previsto. Para que tu sonido sea perfecto lo mejor es utilizar auriculares con micro.
- Ten a mano una botella de agua y respira. Tanto si vas a llevar la voz cantante en la reunión como si vas a intervenir brevemente puede ser que los nervios te jueguen una mala pasada. Un traguito de agua y respirar con un par de inhalaciones y exhalaciones profundas te ayudará.
- Nada de multitarea. Tienes que seguir la misma dinámica que si la reunión fuera presencial. Nada de mensajes de Whatsapp o de notificaciones en la pantalla del ordenador que te puedan distraer.
- No te extiendas en tus mensajes y mantén una postura corporal correcta. Un buen uso del lenguaje, con corrección y concreción, te aseguran mejor receptividad por parte del resto de participantes. Cuando no estés interviniendo, tu postura debe indicar que estás atendiendo y siguiendo con interés la reunión. No olvides que el lenguaje corporal es muy importante.
Y recuerda también que para que tu videoconferencia sea un éxito tienes que utilizar la mejor herramienta. En Comunitelia contamos con Videotelia, un sistema en el que podrás integrar video y audio en HD con soporte para 200 participantes y 29 vídeos en la pantalla y podrás grabar las reuniones en la nube o de manera local, además de generar transcripciones por IA. Además, contarás con herramientas de colaboración integradas que permitirán que múltiples participantes puedan compartir sus pantallas de manera simultánea y realizar anotaciones colaborativas para lograr una reunión más interactiva. Todo ello, con la máxima seguridad y cifrado de extremo a extremo.
Videotelia, además, está plenamente enfocado para dispositivos móviles proporcionando la misma excelente experiencia que se espera para un cliente de escritorio y cuenta con un modo conducción segura para cuando se encuentre en camino.
